1
Жовтень
2021
Завантажити регламент виконавчих органів Бериславської міської ради
Регламент виконавчого комітету Бериславської міської ради (далі – Регламент) регулює організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету Бериславської міської ради (далі – виконком) та інших виконавчих органів Бериславської міської ради (далі – виконавчі органи).
Регламент є нормативним актом, розробленим відповідно до чинного законодавства України, який визначає механізм організації взаємодії всіх виконавчих органів стосовно реалізації повноважень, установлених законами України „Про місцеве самоврядування в Україні”, „Про службу в органах місцевого самоврядування”, інших нормативних актів, здійснення правового, організаційного, інформаційного, матеріально-технічного та іншого забезпечення діяльності виконавчих органів, встановлює внутрішній розпорядок їх роботи.
Дотримання положень Регламенту є обов’язковим для всіх виконавчих органів, їх посадових осіб.
2. Організація роботи, Планування діяльності
Виконком є колегіальним виконавчим органом загальної компетенції, утворюється міською радою з метою забезпечення проведення злагодженої виконавчо-розпорядчої діяльності всіх виконавчих органів.
Виконком утворюється міською радою на строк її повноважень. Після закінчення повноважень міського голови, міської ради, її виконком здійснює свої повноваження до сформування нового складу.
Організація роботи виконавчого комітету:
– для забезпечення організації роботи міський голова своїм розпорядженням здійснює розподіл функціональних обов’язків між секретарем міської ради, заступниками та керуючим справами виконавчого комітету;
– організацію роботи виконавчого комітету забезпечують перший заступник заступник міського голови та керуючий справами виконавчого комітету відповідно до розпорядження міського голови щодо розподілу обов`язків;
– планування роботи виконавчого комітету є одним із засобів організаційного забезпечення його діяльності. Порядок планування роботи виконавчого комітету міської ради встановлює міський голова.
Організація роботи виконкому здійснюється шляхом проведення засідань та прийняття ним рішень.
Робота виконавчих органів є відкритою та здійснюється шляхом проведення:
– нарад (засідань, „круглих столів”, конференцій, зборів тощо) міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради (далі – заступники міського голови), керівників виконавчих органів міської ради, які скликаються ними відповідно до повноважень;
– загальноміських заходів чи зібрань;
– об’їздів територій, відвідувань підприємств, установ, організацій, зустрічей з мешканцями міста;
– видання розпоряджень і доручень міським головою, розпорядчих документів керівниками виконавчих органів міської ради для здійснення своїх функціональних повноважень або на виконання відповідних розпорядчих документів.
2.1. Члени виконавчого комітету
2.1.2. Заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету здійснюють свої повноваження протягом строку повноважень виконавчого комітету, до складу якого їх включено. Після закінчення строку повноважень виконавчого комітету вони звільняються з посад, крім випадку обрання їх на вказані посади.
2.1.3.Члени виконавчого комітету мають право:
2.1.4. Члени виконавчого комітету, крім тих, хто працює у виконавчих органах ради на постійній основі, на час засідання виконавчого комітету, а також для виконання повноважень в інших випадках, звільняються від виконання виробничих або службових обов’язків з відшкодуванням їм середнього заробітку за основним місцем роботи та інших витрат, пов’язаних з виконанням обов’язків члена виконавчого комітету, за рахунок коштів бюджету.
2.2. Планування роботи посадових осіб та виконавчих органів міської ради
Планування роботи виконавчих органів здійснюється за перспективними та поточними (місячними) та оперативними планами заходів.
2.2.1.Основною формою перспективного планування роботи виконавчих органів є річний та квартальні плани роботи, які затверджуються виконкомом.
Квартальний план роботи складається за такими основними розділами:
Формування проекту квартального плану роботи здійснюється за пропозиціями секретаря міської ради, заступників міського голови, керівників виконавчих органів міської ради, які складаються за зазначеними розділами та подаються до загального відділу (далі – організаційний відділ) не пізніше 01 числа другого місяця кварталу.
Загальний відділ узагальнює пропозиції, що надійшли, готує проект плану роботи на наступний квартал, який вноситься на затвердження виконкому в останньому місяці поточного кварталу.
Інформація про виконання квартального плану роботи подається виконавчими органами до загального відділу до 5 числа першого місяця наступного кварталу.
2.2.2. Загальним відділом:
– на основі квартального плану готується план-календар основних організаційних заходів на місяць, який затверджується заступником міського голови відповідно до розподілу обов’язків.
2.2.3. Щомісячні плани роботи направляються загальним відділом засобами електронної пошти посадовим особам та виконавчим органам до виконання.
2.2.4. Контроль за виконанням планів робіт покладається на заступників міського голови та керівників виконавчих органів.
2.2.5. Секретар міської ради, заступники міського голови складають особисті плани роботи на рік, місяць, тиждень та щоденні.
Робота виконавчих органів планується на рік, місяць. Ці плани розглядаються і затверджуються секретарем міської ради, заступниками міського голови у відповідності з розподілом обов’язків.
2.3. Порядок підготовки та проведення засідань виконкому, розгляд і прийняття рішень
2.3.1. Як правило, виконком проводить засідання у 4-й четвег місяця, об 11 годині. У разі необхідності проводяться позачергові засідання виконкому.
Проект розпорядження міського голови про скликання засідань виконкому готує начальник загального відділу.
У виняткових випадках, за дорученням (резолюцією) міського голови, питання, які потребують негайного колегіального розгляду в період між засіданнями виконавчого комітету, приймаються в робочому порядку шляхом опитування членів виконкому та візування ними аркуша погодження. Керівник виконавчого органу готує та надає міському голові службову записку за підписом заступника міського голови відповідно до розподілу обов’язків, з викладенням необхідності прийняття у робочому порядку рішення виконкому.
Опитування членів виконавчого комітету проводить виконавчий орган, який розробив проект рішення.
Рішення виконавчого комітету вважається прийнятим з моменту підписання міським головою, за умови його погодження більшістю від загального складу виконкому.
Рішення виконавчого комітету, прийняті шляхом опитування між засіданнями виконкому, включаються до наступного протоколу засідання виконавчого комітету.
2.3.2. На засіданнях виконкому головує міський голова, а у разі його відсутності – заступник міського голови – член виконкому. Засідання виконавчого комітету є правомочним, якщо в ньому бере участь більшість від загального складу виконкому.
2.3.3. Питання на розгляд виконавчого комітету вносяться за пропозиціями міського голови, членів виконкому, керівників виконавчих органів міської ради, за погодженням із заступниками міського голови відповідно до розподілу обов’язків.
2.3.4. Організацію проведення засідань виконкому забезпечує загальний відділ виконкому. Матеріали на розгляд виконкому оформляються в паперовому та електронному вигляді.
2.3.5. Засідання виконавчого комітету проводяться відкрито. З дозволу головуючого, присутні можуть взяти участь в обговоренні питань, що розглядаються на його засіданнях.
2.3.6. Рішення виконкому приймається більшістю від загального складу виконкому. Рішення може бути прийняте без обговорення, якщо не висловлено зауважень і не заперечують члени виконкому.
2.3.7. Якщо проект рішення не набирає необхідної кількості голосів, то рішення вважається не прийнятим.
2.3.8. У разі незгоди міського голови з прийнятим виконкомом рішенням, він може зупинити дію цього рішення своїм розпорядженням та внести це питання на розгляд міської ради. Проект розпорядження міського голови про зупинення дії рішення виконкому готує юридичний відділ, а виконавчий орган – виконавець проекту рішення виконкому – готує відповідний проект рішення міської ради.
2.3.9. Повідомлення членів виконкому про дату, час, місце проведення засідання виконкому здійснює сектор розпорядчої документації виконкому.
Проекти рішень виконкому не пізніше ніж за 3 дні до засідання, надсилаються членам виконкому електронною поштою.
За необхідності запрошення на засідання виконкому відповідних осіб, виконавчий орган – виконавець проекту рішення готує, за погодженням із заступником міського голови відповідно до розподілу обов’язків, їх список та забезпечує присутність на засіданні.
2.3.10. Проекти рішень, не надані до загального відділу виконкому в установлені терміни або підготовлені з порушенням вимог, передбачених цим Регламентом, Інструкцією з діловодства, вважаються не підготовленими і на розгляд виконкому не виносяться.
2.3.11. Доповідають на засіданні виконкому заступники міського голови та (або) керівники виконавчих органів. Час для доповіді з основного питання надається до 10 хвилин, для співдоповідей – до 5 хвилин, виступаючим – до 3 хвилин, для повторних виступів, запитань, пропозицій, довідок – до 3 хвилин. За згодою членів виконкому, головуючий може продовжити доповідачам час для виступу.
2.3.12. Члени виконавчого комітету міської ради беруть участь у засіданні особисто. Член виконавчого комітету міської ради може бути відсутній на засіданні лише у разі відпустки, відрядження, а також через хворобу чи з інших поважних причин. Питання щодо своєї відсутності, обумовленої поважними причинами, член виконкому погоджує з міським головою.
Члени виконавчого комітету на засіданні мають право:
– вимагати від доповідачів і запрошених роз’яснень щодо питань, які розглядаються, ставити їм питання;
– брати участь в обговоренні всіх питань;
– вносити додаткові питання на розгляд безпосередньо на засіданні виконкому;
– виступати на засіданнях виконкому з кожного питання порядку денного;
– пропонувати прийняття проектів рішень, змін та доповнень до них або перенесення розгляду питання на наступне засідання у зв’язку з необхідністю доопрацювання;
– вносити пропозиції, зауваження, поправки до проекту рішення тощо.
2.3.13. Запрошені на засідання мають право (з дозволу головуючого):
– брати участь в обговоренні внесеного питання;
– давати довідки з питань, що розглядаються;
– задавати доповідачу питання.
2.3.14. Засідання виконкому протоколюються. Ведення протоколу засідань виконкому та оформлення доручень міського голови, даних на засіданні, забезпечує загальний відділ виконкому.
Доручення, дані на засіданні, складаються в день його проведення, а протокол складається не пізніше 10 днів з дня проведення засідання виконкому.
Протокол засідання складається відповідно до Інструкції з діловодства і повинен містити:
– порядковий номер засідання виконкому, дату проведення;
– загальну кількість членів виконкому, список присутніх, відсутніх членів виконкому і запрошених осіб;
– порядок денний;
– прізвища, посади доповідачів і виступаючих;
– результати голосування і прийняті рішення.
До протоколу засідання виконавчого комітету додаються доручення головуючого на засіданні.
Протоколи засідання виконавчого комітету підписуються міським головою (або головуючим на засіданні).
Протоколи засідань виконавчого комітету з оригіналами рішень зберігаються в секторі розпорядчої документації виконкому до передачі їх на постійне зберігання в архів.
2.3.15. У загальному відділі виконкому формується електронна база даних засідань виконкому – в електронному вигляді зберігаються: проекти рішень виконкому, прийняті рішення виконкому, додатки до них, протоколи засідань.
Відповідальність за відповідність змісту електронної версії тексту прийнятого рішення виконавчого комітету несуть керівники виконавчих органів.
2.3.16. Прийняті рішення виконкому оприлюднюються згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації».
2.3.17. Проекти рішень візують виконавець проекту рішення, посадові особи загального відділу (з питань дотримання правил діловодства, правопису), начальник юридичного відділу (здійснює правову експертизу), заступники міського голови (аналізують вплив прийнятого рішення на відповідну галузь (сферу) та досягнення основної мети).
2.3.18. Проекти рішень підлягають візуванню іншими відповідальними посадовими особами, погодження з якими необхідне, виходячи зі змісту відповідного проекту.
Проекти рішень із питань, пов’язаних із планами і програмами економічного і соціального розвитку та бюджетом, візуються секретарем міської ради.
Проекти рішень, які містять завдання, доручення підприємствам, організаціям, установам, у тому числі пов’язані із матеріальними та іншими затратами, повинні бути завізовані їх керівниками.
Проекти актів органів місцевого самоврядування та їх посадових осіб, що є актами регуляторного впливу, та проекти рішень, що стосуються цільових програм, візуються начальником управління економічного розвитку.
Проекти рішень, виконавцями яких є виконавчі органи міської ради з правом юридичної особи, візуються посадовими особами, відповідальними за правовий супровід їх діяльності.
Проекти рішень, що стосуються міського бюджету, візуються начальником фінансового відділу.
Строк візування не повинен перевищувати одного робочого дня з моменту надходження проекту до відповідної особи, для документів зі значним обсягом та тих, що потребують додаткового вивчення, – не більше 2-х днів.
За повноту і правильність складання переліку погоджень, адресатів для розсилки відповідає виконавець проекту рішення.
2.3.19. Візується та підписується тільки оригінал рішення. Примірники рішень (копії) засвідчуються печаткою загального відділу виконкому.
2.3.20. Всю роботу, пов’язану зі створенням рішення, забезпечують виключно працівники виконавчого органу, відповідального за підготовку проекту рішення. Передача проекту рішення стороннім особам, які не є працівниками виконавчих органів, забороняється.
2.3.21. Після підписання міським головою прийнятих рішень виконкому сектор розпорядчої документації виконкому невідкладно реєструє рішення шляхом присвоєння йому дати та номера, а також організовує всю роботу, пов’язану з його розсилкою.
Датою рішення є дата його прийняття.
Номер рішення виконкому є реєстраційним, присвоюється від №1 в порядку зростання протягом календарного року.
2.3.22. В умовах запровадження надзвичайної ситуації або надзвичайного стану, спричинених спалахами епідемій та пандемій, що створюють загрозу життю і здоров’ю значних верств населення та введення такого стану відповідно до законодавства на всій території України (Херсонської області, на території Бериславської міської об’єднаної територіальної громади засідання виконавчого комітету може проводитися в режимі відеоконференції або аудіоконференції (дистанційне засідання), крім питань, що потребують таємного голосування.
Організаційне забезпечення дистанційних засідань виконавчого комітету покладається на відділи апарату міської ради.
Порядок проведення дистанційних засідань повинен забезпечувати:
можливість реалізації прав членів виконавчого комітету та інших учасників засідання;
ідентифікацію особи, яка бере участь у засіданні виконавчого комітету;
встановлення та фіксацію результатів голосування щодо кожного питання.
Голосування здійснюється кожним окремим членом виконавчого комітету після оголошення початку голосування та його прізвища.
До порядку денного дистанційних засідань можуть включатися виключно питання невідкладного внесення змін до місцевого бюджету, інші питання щодо невідкладних робіт з ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій або якнайшвидшої ліквідації особливо тяжких надзвичайних ситуацій, спричинених спалахами, епідеміями та пандеміями, чи реалізації повноважень, пов’язаних з такими обставинами, процедурні питання.
Рішення про дистанційне засідання доводиться до відома членів виконавчого комітету і населення не пізніш як за 24 години до його початку із зазначенням порядку денного та порядку відкритого доступу до трансляції дистанційного засідання. Рішення про дистанційне засідання розміщується на офіційному веб-сайті ради з одночасним направленням цієї інформації та проектів актів із супровідними документами на офіційну електронну адресу кожного члена колегіального органу.
Запис дистанційного засідання є невід’ємною частиною протоколу засідання.
У випадках запровадження на території міської об’єднаної територіальної громади режиму надзвичайної ситуації, надзвичайного стану або в інших випадках, визначених законодавством України, засідання виконавчого комітету міської ради, як виняток, можуть проводитися в онлайн-режимі з використанням спеціальних програмних засобів.
2.3.23 Загальним відділом виконкому ведеться поточний архів (п’ять років) рішень виконкому, потім ці рішення передаються на зберігання до архівного відділу райдержадміністрації
2.4. Порядок підготовки проектів розпоряджень міського голови та їх видання
2.4.1. Міський голова на виконання актів законодавства та з власної ініціативи в межах своїх повноважень, одноособово видає розпорядження.
Розпорядження міського голови видаються:
а) із загальних питань щодо:
– виконання актів законодавства та актів органів місцевого самоврядування;
– реалізації завдань соціально-економічного розвитку територіальної громади міста;
– діяльності міської ради та організації її роботи (відповідно до Регламенту Бериславської міської ради );
– забезпечення прав, обов’язків та реалізації законних інтересів громадян у територіальній громаді міста;
– оперативного управління виконавчими органами міської ради;
б) з кадрових питань (розпорядження міського голови з кадрових питань засвідчують управлінські дії щодо регулювання відносин з питань проходження служби в органах місцевого самоврядування та у сфері трудового права).
2.4.2. Проекти розпоряджень міського голови готують виконавчі органи з питань, що належать до їх компетенції.
2.4.3. Загальні правила підготовки та роботи з проектами розпоряджень міського голови ті ж, що і правила підготовки проектів рішень виконкому міської ради.
Розпорядження друкуються на бланках встановленого зразка, відповідно до Інструкції з діловодства, повинні мати заголовки, що коротко і точно відображають їх зміст, юридичні підстави, преамбулу, розпорядчу та заключну частини, можуть мати додатки.
У розпорядженні зазначається зміст розпорядчої дії, конкретні строки виконання завдань, відповідальні за виконання та контроль, термін дії або набуття чинності, необхідність оприлюднення.
2.4.4. Завізовані проекти розпоряджень міського голови з додатками подаються на підпис міському голові через загальний відділ.
2.4.5. Підписані розпорядження міського голови реєструються загальним відділом у спеціальних журналах.
Датою видання розпорядження є дата його підписання міським головою.
Порядкова індексація (нумерація) розпоряджень здійснюється впродовж календарного року від № 1 в порядку зростання.
2.4.6. Загальний відділ протягом 2 днів надають видані міським головою розпорядження до виконання (відома, ознайомлення).
2.4.7. Оригінали розпоряджень міського голови формуються у справи в хронологічному порядку і зберігаються в загальному відділі у визначений Інструкцією з діловодства та номенклатурою справ термін.
2.5. Порядок підготовки й проведення нарад, семінарів
2.5.1. Наради є організаційно-правовою формою діяльності, яка забезпечує колегіальне обговорення завдань і прийняття рішень щодо їх виконання.
Наради проводяться міським головою, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керівниками виконавчих органів міської ради в міру необхідності.
2.5.2. Апаратна нарада проводиться міським головою щопонеділка, об 11.00, у залі засідань адмінбудівлі міської ради.
В апаратних нарадах беруть участь секретар міської ради, заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету, керівники виконавчих органів міської ради, старости.
Порядок денний апаратної наради складається загальним відділом працівники якого здійснюють реєстрацію присутніх.
За результатами апаратної наради, начальником загального відділу складаються доручення міського голови.
2.5.3. Для організації навчання та методичних консультацій із керівниками виконавчих органів міської ради, підприємств, установ і організацій проводяться семінари.
2.5.4. Проведення наради фіксується у протоколі (в стислій формі), який зберігається у виконавчому органі, що проводив семінар (нараду). Оформлення протоколів покладається на виконавчий орган, що готує нараду.
Контроль за своєчасним і якісним оформленням протоколів здійснює працівник виконавчого органу, на якого покладено ці обов’язки.
2.6. Організація роботи комісій, організаційних комітетів, рад, робочих груп тощо
2.6.1. Для виконання окремих завдань у межах повноважень, передбачених законодавством, координації роботи виконавчих органів міської ради, підприємств, установ і організацій у процесі реалізації розроблених радою програм, здійснення контрольних функцій, комплексних перевірок стану справ у тій чи іншій сфері господарювання та на виконання нормативних документів органів влади, виконавчим комітетом та міським головою можуть утворюватися допоміжні органи, що діють на громадських засадах, за колегіальним принципом.
Можуть утворюватися такі допоміжні органи як:
– комісія – для забезпечення погодження дій органів місцевого самоврядування, виконавчої влади, підприємств, установ, організацій, громадськості з питань, пов’язаних із реалізацією повноважень виконавчих органів міської ради;
2.6.2. Персональний склад комісій, організаційного комітету рад, робочих груп подається на розгляд виконавчого комітету або на затвердження міському голові разом із проектом відповідного рішення чи розпорядження.
2.6.3. Прийняті комісіями (робочими групами, організаційними комітетами, радами) рішення мають рекомендаційний характер, за результатами їх роботи можуть прийматися рішення виконавчого комітету або видаватися міським головою розпорядження.
2.6.4. Допоміжний орган, утворений на визначений у рішенні (розпорядженні) строк, вважається таким, що припинив свою діяльність, з дня закінчення зазначеного строку.
3.1. Режим роботи та організація використання робочого часу
3.1.1. Для працівників та посадових осіб апарату міської ради та її виконавчих органів (далі – працівники) відповідно до законодавства встановлено п’ятиденний робочий тиждень з двома вихідними днями – суботою та неділею.
Відповідно до чинного режиму роботи, у виконавчих органах Бериславської міської ради, незалежно від місця їх розташування, встановлено такий трудовий розпорядок:
За обставин, обумовлених невідкладним виконанням завдань, режим робочого тижня може змінюватися, за розпорядженням міського голови.
3.1.2. У кожному виконавчому органі міської ради ведеться облік робочого часу.
Керівники виконавчих органів міської ради зобов’язані організовувати облік присутності і відсутності на роботі працівників протягом робочого дня.
Перебування працівників у робочий час за межами службового приміщення з будь-яких причин повинно бути погоджено з керівником виконавчого органу, про що робиться відповідний запис у журналі обліку робочого часу.
Керівники виконавчих органів міської ради погоджують свою тимчасову відсутність на робочому місці із заступником міського голови згідно з розподілом обов’язків та повідомляють працівників його приймальні про це.
Секретар міської ради, заступники міського голови, керуючий справами, керівники структурних підрозділів, у разі необхідності тимчасової відсутності на робочому місці, повідомляють працівників приймальні міського голови про термін відсутності, місце тимчасового знаходження та номер телефону для оперативного зв’язку з ними.
Не допускається відсутність працівників на робочому місці без поважних причин. За виникнення обставин, які перешкоджають працівникові приступити до роботи (хвороба або інше), він зобов’язаний напередодні робочого дня повідомити про це безпосереднього керівника (або як виняток – протягом перших 30 хвилин робочого дня).
У виконавчих органах ведуться табелі обліку робочого часу, які підписуються керівниками виконавчих органів та затверджуються відповідним заступником міського голови.
Підписані та затверджені табелі обліку робочого часу надаються у відповідні відділи бухгалтерського обліку до 25 числа кожного місяця.
3.1.3. У святкові та неробочі дні, за окремим графіком, який складається загальним відділом та затверджується міським головою, чергують секретар міської ради, перший заступник, заступники міського голови, керуючий справами, керівники структурних підрозділів, їх заступники.
4.1. Цей Регламент набуває чинності з моменту його затвердження.
4.2. У випадках прийняття законодавчих актів, що призводять до виникнення розбіжностей окремих положень даного Регламенту з чинним законодавством, готується проект рішення про внесення змін (доповнень) до нього.
